Appel d'offres pour l'achat de WMS

La sélection, l’installation et le démarrage d’un WMS (logiciel de gestion d’entrepôt) est en fait plus compliqué qu’il n’y paraît à première vue ; il est simpliste de se limiter à visionner la démo, recueillir les offres de quelques opérateurs du secteur et les comparer pour effectuer un choix si, en amont de ces opérations, on ne développe pas une série d’actions qui permettent d’avoir des propositions complètes, fiables et homogènes entre elles.

méthode

Tender WMS fr

La première étape est d’effectuer l’audit des processus du magasin/entrepôt, important surtout pour replacer dans le contexte les activités spécifiques, les flux, les objectifs à atteindre ; l'audit est également utile car il apporte aux fournisseurs qui participent à l’appel d’offres une vision claire de ce que le logiciel devra faire (Chapitre "Document sur le fonctionnement du magasin" du Cahier des Clauses Technico-Logistiques). Cette étape consiste principalement à recueillir les données du magasin (flux ENTRANTS/SORTANTS, stocks, organisation du prélèvement, particularités des unités de chargement, etc.), les paramètres spécifiques des structures, des fonctionnalités et des interfaces avec l’ERP (Progiciel de Gestion Intégré) de l’entreprise. L'audit du magasin est très important aussi pour savoir si les processus actuels sont alignés avec les pratiques les meilleures et les plus modernes ; la simple installation d’un WMS ne garantit pas en soi l’optimisation des processus.

La seconde étape consiste à définir la meilleure Liste de Fournisseurs ; sur la base des exigences fonctionnelles et technologiques, de l’ampleur de l’investissement, des caractéristiques de l’entreprise qui achète, etc., on identifie les entreprises qui correspondent le mieux à la fourniture spécifique.

En aval de cette phase, on rédige les spécifications techniques (exigences de l’utilisateur) où sont décrites en détail les exigences technologiques, fonctionnelles et de performance qui feront non seulement l’objet d’un tableau technique, mais qui serviront aussi de base aux contrôles d’acceptation ; les spécifications techniques sont accompagnées du cahier des charges du marché où est indiquée, entre autres, la décomposition précise des prix à exprimer dans l’offre. Cette étape est également importante pour établir un tableau technico-financier correct.

Ensuite, on met en jeu notre capacité prouvée d’analyse et notre professionnalisme en analysant les offres pour éviter que dans les plis, il puisse se cacher des pièges au niveau des descriptions de la fourniture ou dans les exclusions ou dans les clauses imprécises. En aval de l’analyse des offres et des éventuels et nécessaires compléments d’information ou précisions que l’on doit faire avec les fournisseurs qui ne se sont pas parfaitement alignés à la demande, on établit le tableau technico-financier.

Arrive alors le moment de la négociation commerciale : le Client est généralement en position de force car il va examiner des offres parfaitement homogènes entre elles et cohérentes en ce qui concerne les performances ; à ce stade, le prix devient un des paramètres les plus importants et les fournisseurs le savent bien, surtout quand ils voient ou sentent que Simco Consulting a apporté sa contribution.

En suivant la méthode que nous avons décrite, quoique de manière succincte, on est en mesure de faire le bon choix et d’acheter au meilleur rapport qualité/prix.

CONCLUSIONs

Selon une étude récente, les problèmes détectés lors des projets informatiques sont dus aux carences au moment du choix du logiciel. Les causes les plus fréquentes concernent spécialement, d’une part l’analyse préliminaire des processus sur lesquels "enclencher" le logiciel, d’autre part les critères mêmes utilisés pour le choix et la comparaison des fournisseurs.

En définitive, les principaux avantages de l’application de cette méthode sont les suivants:

1. vérification de l’efficacité des processus avant d’installer et lancer un WMS. L'audit des processus du magasin permet aussi de se concentrer durant la procédure de sélection sur les aspects les plus importants que le système WMS doit posséder

2. choix de la bonne liste de fournisseurs calibrée sur les exigences du client (et sur les spécificités des tâches du magasin)

3. rédaction d’un cahier des charges technico-logistiques qui fait office, soit de macro-analyse pour le logiciel, soit de référence unique pour l’élaboration des offres de la part des fournisseurs ; en procédant ainsi, la fourniture est définie par le client lui-même et les participants à l’appel d’offres peuvent donc être principalement comparés sur la base du prix

4. comparaison des logiciels en se basant sur leurs critères et leurs fonctionnalités servant réellement au client et non sur des points forts que chaque soumissionnaire cherchera à mettre en évidence durant les démonstrations

5. validation, notamment grâce aux compétences et à l’expérience des consultants Simco Consulting, des données fournies par les participants à l’appel d’offres durant la démo et dans l’offre technique

6. mise en œuvre d’une confrontation profitable au sein de l’équipe de travail et avec les fournisseurs impliqués, conduite par une solide méthode de travail (testée auprès de nombreux clients)

7. économie de temps et de coûts par rapport à des procédures traditionnelles (démo des produits)

Simco Consulting a géré des appels d’offres ayant trait à l’introduction du logiciel de gestion de magasin (WMS) de plusieurs centaines de millions d’euros et a développé et acquis professionnalisme et expérience qui peuvent être une garantie, conjointement à une totale indépendance vis-à-vis des différents fournisseurs, pour effectuer des achats extrêmement avantageux sur le plan financier et sans risques. Dans toutes les circonstances où Simco Consulting est intervenue, sa rémunération a été largement compensée par les économies et les évidences obtenues après l’appel d’offres.

Simco Consulting possède une profonde connaissance du marché des fournisseurs de logiciels servant à piloter un magasin/entrepôt (les ayant disposés dans une base de données gérée selon les procédures de son Système Qualité) et est capable de suivre ses clients dans toutes les phases de l’achat du logiciel jusqu’à son démarrage.

Simco Consulting connait le marché en question depuis 35 ans et est en mesure de :

  • faire participer uniquement les fournisseurs capables de répondre aux critères d’évaluation convenus avec le Client qui seront pris en compte dans la phase d’attribution du marché (prix, forme de la société, taille, solidité financière, part de marché, niveau technologique, niveau de sous-traitance, capacité d’innovation, références, certifications, etc.)
  • mettre en évidence pour chaque soumissionnaire ses points forts et ses points faibles caractéristiques (rigidité/flexibilité, livraisons ponctuelles/retard dans les livraisons, qualité et rentabilité du service après-vente, etc.)

Simco Consulting peut également apporter sa contribution lors de la phase d’installation.