Temps et méthodes

L'analyse des processus est un acte fondamental pour être critiques vis-à-vis de son travail, pour détecter les activités qui ne fournissent aucune valeur ajoutée, pour développer un programme d’amélioration. Pour être concrets et objectifs, il faut que l’analyse au-delà des évaluations de nature qualitative et organisationnelle produise des valeurs chiffrées qui permettent de promouvoir avec davantage de force des initiatives d’amélioration, surtout si celles-ci doivent être appuyées par des investissements.

Les processus d’un magasin/entrepôt, depuis la réception des marchandises jusqu’à leur expédition, se caractérisent par une forte présence de main d’œuvre qui, entre autres, représente en général le poste prépondérant des coûts. Dans les activités à forte présence de main d’œuvre, l’analyse temps et méthodes a représenté et représente aujourd’hui encore un outil très efficace pour obtenir des améliorations significatives de l’efficacité.

L'analyse permet aussi de "balayer" les temps et méthodes inefficaces qui ne réussissent pas à être perçus à partir d’une évaluation traditionnelle; il est bien entendu nécessaire que l’analyse soit conduite par des personnes expérimentées en analyse et conception de magasins/entrepôts et qu’elles utilisent les outils appropriés ; à l’heure actuelle, on n’utilise plus les chronomètres et feuilles de relevé. L’analyse des temps et méthodes s’est elle aussi informatisée et l'analyste emploie des terminaux palmaires qui permettent d’effectuer une étude du processus plus en détail et plus précise et aussi une reformulation immédiate des données davantage exacte. En bref, nous pouvons résumer l’analyse par ces mots : plus d’efficacité et plus de précision.

Un aspect crucial et particulièrement sensible réside dans l’interprétation des données relevées afin de mettre en relation les résultats avec les situations spécifiques du contexte analysé, par exemple, mettre en relation la productivité du prélèvement des articles (picking) avec la structure des commandes traitées (nombre de lignes, articles/ligne, quantité, etc.), relier les distances parcourues à la qualité de la représentation des processus et ainsi de suite.

L'analyse temps et méthodes est une activité souvent négligée par les entreprises car presque toujours, elles ne sont pas équipées pour la réaliser (en particulier, les entreprises commerciales et de services) ne disposant pas du savoir-faire approprié et des instruments d’avant-garde ; en revanche, nous pouvons affirmer que l’engagement pendant quelques jours d’un spécialiste en analyse du travail du magasin/entrepôt représente à coup sûr un investissement avec des retombées vraiment élevées.

Généralement, les principaux processus du magasin/entrepôt sont examinés ; tout d’abord l’activité de prélèvement des articles (picking) car elle représente en général environ 50 % des effectifs occupés dans le magasin/entrepôt. Sur la base des résultats, on est en mesure de chiffrer (en temps et en argent) l’ampleur des processus inefficaces et de mettre en œuvre des actions (sur le processus même ou sur d’autres processus liés) pour améliorer l’efficacité, l’ergonomie, la précision du travail. L’analyse du travail est d’autant plus efficace si elle est effectuée périodiquement dans le temps (exemple, tous les 2 ou 3 ans ou à chaque changement significatif des processus ou des nécessités) afin de vérifier l’adéquation des actions entreprises ou d’intercepter rapidement des dérives négatives.

La méthode

Une campagne d’analyse temps et méthodes est développée en six étapes principales :

  • représentation des processus que l’on souhaite analyser en se basant sur le professionnalisme et l’expérience du Consultant et en contradictoire avec le personnel du magasin/entrepôt (les responsables et/ou les opérateurs)
  • modélisation du processus sur le logiciel spécifique d’analyse des temps
  • ajustement sur place de la procédure de relevé modélisée
  • réalisation de la campagne de relevés ; la durée de cette phase dépend de la complexité et de la variabilité des conditions du processus examiné et s’achèvera dès que le Consultant notera une stabilisation de la donnée statistique
  • élaboration et interprétation des données recueillies ; le logiciel utilisé fournit une série de données élémentaires synthétisées. Il est parfois utile de croiser ces données avec d’autres données collectées sur le logiciel de gestion de la logistique ou sur le WMS (système de gestion d’entrepôt) pour générer des liens opportuns de cause à effet
  • présentation des résultats au client en lui indiquant les principaux points critiques et les actions possibles d’amélioration