PROJET D’AUTOMATISATION DES ENTREPÔTS ? ATTENTION AUX COÛTS CACHÉS !

Les coûts d’un entrepôt logistique peuvent être classés en plusieurs catégories :

  • les coûts liés aux surfaces de stockage (terrain, bâtiment, l’assurance, l’entretien, les impôts comme la taxe foncière…etc.)
  • le coût des installations, des outils, des matériels de manutention (manuels ou automatisés), des rayonnages et tout le système d’information qui permet le fonctionnement de l’ensemble.
  • le coût de la gestion et du fonctionnement au jour le jour de l’entrepôt, c’est-à-dire les ressources qui maintiennent les flux en activité (le personnel, les fournitures, le matériel, l’énergie, chauffage, eau courante, internet, service de nettoyage…etc.).
  • le coût de possession du stock : entreposer des marchandises dans un centre implique de l’argent immobilisé dont le montant dépend du type de marchandises entreposées.

Tous ces coûts logistiques de gestion courante sont relativement mesurables et prévisibles.

Mais dès qu’il s’agit d’un projet de nouvel entrepôt ou de restructuration d’un existant, avec plus ou moins de degré d’automatisation, le coût financier, les investissements et les bénéfices à en attendre (ROI : Retour sur Investissement) sont autant de questions cruciales et stratégiques posées à l’entreprise.

Les coûts d’un projet logistique : l’équilibre à trouver entre CAPEX et OPEX

Les CAPEX et les OPEX ne doivent pas être confondus !

Les CAPEX (« Capital Expenditures ») sont les dépenses d’investissement à plus ou moins long terme dont le but est d’acquérir, d’améliorer ou de maintenir des actifs soit corporels (terrain, bâtiments, installations…), soit incorporels (comme les logiciels, les brevets, etc…).

Du point de vue investissement/gestion d’un projet logistique, les CAPEX désignent les dépenses d’investissement constituant généralement un engagement financier important dont le Retour sur investissement (ROI) ne peut être atteint que progressivement, après plusieurs mois ou plusieurs années.

Les OPEX (« Operational Expenditures »), quant à elles, font référence aux dépenses d’exploitation d’une entreprise.

Selon sa situation économique et financière, selon la situation générale (instabilité financière, crise économique par exemple), l’entreprise peut privilégier les dépenses d’exploitation (OPEX) car ce sont des opérations plus prévisibles qui facilitent logiquement l’établissement de plans financiers.

CAPEX ou OPEX : le dilemme de chaque projet logistique

OPEX comme CAPEX représentent deux catégories complémentaires et nécessaires à l’entretien (OPEX) et à la croissance (CAPEX) de l’entreprise. Il est donc évident que la question de l’équilibre entre ces deux types de dépenses est un enjeu majeur et une source de réflexion stratégique, avec des capacités identifiées dans les ratios financiers.

Si les dépenses d’investissement sont parfois inévitables quand il faut construire et aménager un nouvel entrepôt, quand il faut par exemple faire face à des évolutions de normes, le dilemme est bien plus complexe dans le domaine informatique et du Système d’Information à mettre en œuvre.

Vaut-il mieux louer l’usage à un prestataire ou préférer investir sur le matériel nécessaire en interne et la licence ? Tel est le genre de questionnements de plus en plus fréquents.

D’autant plus que le développement des modes Software as a Service (SaaS) et des solutions Cloud vient encore élargir l’éventail des possibilités et rendre les décisions plus difficiles à prendre, avec la prise en compte de coûts internes à ajouter à l’offre du fournisseur (serveurs, licences, …)

Dans tous les cas, la problématique de fond reste la même : comment conserver un équilibre entre dépenses à long terme et dépenses à court terme ? Une chose est sûre : le choix entre CAPEX et OPEX est stratégique et propre à chaque entreprise, de même que l’objectif de ROI (de quelques mois à plusieurs années voire dizaines d’années selon les cas). 

Automatiser un entrepôt : des investissements qui supposent une stratégie et des choix à fort impact financier

Les avantages de l’automatisation pour optimiser ses coûts logistiques

L’automatisation, fer de lance de l’industrialisation, se démocratise de plus en plus dans les entrepôts, pour assurer plus de rapidité, plus de flexibilité et de rentabilité dans les process logistiques. Elle répond à la nécessité d’être toujours flexible, plus efficace dans la gestion de l’entreposage, dans la préparation de commandes, qui peuvent fluctuer fortement en fonction de pics d’activité toujours plus nombreux. Elle répond aussi à la pénurie de ressources humaines que nous connaissons dans nos secteurs d’activité.

Des investissements qui peuvent être très lourds

Construire, automatiser tout ou partie d’un entrepôt implique des investissements importants, inscrits dans la durée, de 5 ans à 10 ans, avec souvent un ROI très incertain : du fait du contexte VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), il y a une part de risque dans les choix financiers qui peut freiner les décisions.

Acheter et mettre en place des robots et toute la configuration nécessaire pour leur mise œuvre s’inscrit dans une stratégie à long terme et demande une prise de décision cohérente, durable et murement réfléchie.

Or le paradoxe actuel, c’est que la fonction logistique exige plus en plus d’agilité, de souplesse, de résilience et de décisions à court terme pour saisir les opportunités, pour absorber les pics d’activité sur une courte période et s’adapter aux fluctuations temporaires.

Préférer les OPEX ?

Depuis plusieurs années, d’une manière plus générale, entre compétitivité et productivité, les comportements changent.

L’obsolescence des équipements sur le marché informatique par exemple, et le besoin de disposer de matériels toujours plus fiables et performants amène les entreprises à louer plutôt qu’acheter.

Avec la nécessité et le développement du cloud, ce qu’on peut appeler l’économie de l’usage a pris de l’ampleur dans la gestion des logiciels. Ainsi, avec le SaaS (Software as a Service), plus besoin d’investir massivement dans du matériel informatique et des équipes de développeurs, c’est pour l’entreprise une réelle opportunité de réduire ses coûts d’investissement.

Soit avec un forfait, soit avec un principe d’abonnement, l’entreprise peut anticiper le coût induit par l’exploitation du logiciel d’exploitation de l’entrepôt.

Cette tendance apparaît désormais dans l’automatisation et l’utilisation de la robotique. Ainsi, amplifiée par la crise sanitaire, la notion de RaaS (Robot as a Service) est apparue et impacte le mode de financement des projets d’automatisation : le mode OPEX, comme pour l’ensemble des projets « on demand » se substitue au mode CAPEX, ce qui donne aux entreprises une plus grande souplesse financière et leur permet d’être plus flexibles tout en libérant de la trésorerie.

Louer plutôt qu’acheter, c’est un calcul et un choix qui peut être rentable, par exemple pour passer une fort pic d’activités, pour remplacer facilement et sans impact du matériel dès son obsolescence, limiter les coûts d’entretien et de maintenance.

CAPEX ou OPEX, il y a des coûts cachés !

Comme tout projet à long terme, l’automatisation d’un entrepôt peut comporter des risques financiers liés à grand nombre de facteurs : délais de conception et de mise en place plus longs que prévu, surdimensionnement, sous-dimensionnement, évolution des prix entre le début et la fin du projet etc…

Plus le projet est important et complexe, plus il demande de la vigilance quant à son impact sur les effectifs, le niveau de service par rapport à l’existant, sa capacité à évoluer etc…

L’introduction des robots, des objets connectés et de tout le système d’information nécessaire, en multipliant les interactions et les paramètres, complexifie les prises de décision : cela peut amener aussi beaucoup de surprises et de coûts imprévus ou ignorés au départ.

Les coûts cachés dans l’investissement de l’automatisation

Concrètement, prenons l’exemple des robots mobiles autonomes (AMR). Ces dernières années, les capacités des robots mobiles ont augmenté tandis que les coûts unitaires ont baissé, ce qui en fait une réelle possibilité pour des PME.

Dans un devis de fournisseurs de robots mobiles, outre le prix du robot, des accessoires il est très important que tout soit bien précisé : les options et les logiciels requis, les heures de formation ou le niveau de service attendu…etc.

Dans une réponse au cahier des charges, il est important que les fournisseurs puissent s’engager sur des obligations de résultat : préciser noir sur blanc par exemple ce que coûtera l’ajout d’un nouveau robot à la configuration initiale ou comment faire évoluer cette configuration pour des besoins nouveaux, pour éviter des coûts supplémentaires.

Avec les installations automatisées, les coûts de maintenance, de remplacement, la durée de vie du matériel, tout cela doit être précisé et vérifié dans l’offre commerciale.

Le facteur numéro un à considérer, c’est la capacité du système, c’est-à-dire sa capacité à limiter, voire supprimer les temps d'arrêt imprévus. Il est donc important de choisir des solutions automatisées efficientes, avec une redondance du système pour éviter les pannes et avoir validé auprès des fournisseurs leurs alternatives en cas de panne totale ou défaillance partielle du système : le fameux plan de continuité.

Autre facteur important à prévoir dans le projet : l’évolution dans le temps qui peut amener des modifications. Prévoir en amont les coûts induits pour que les produits puissent être modifiés et conditionnés différemment au cours du temps.

Enfin, à côté des coûts importants d’achat du matériel, il peut y avoir une partie immergée de l’iceberg, difficilement anticipable, sous forme de journées de conduite de projet, d’ateliers de spécification, de paramétrage, d’interfaçage entre tous les systèmes et logiciels connectés, de déploiement de la solution. Difficile parfois, même avec de l’expérience, d’anticiper le temps d’analyse fonctionnel à consacrer.

Les coûts cachés de l’exploitation

Les CAPEX, une fois prévus, doivent permettre d’estimer les OPEX. Là aussi, comme pour les CAPEX, l’exploitation de l’entrepôt peut être source de coûts imprévus voire minimisés au départ.

Par exemple, le coût d’un logiciel WMS (Warehouse Management System) comporte le prix d’achat de la licence (CAPEX), et un coût annuel d’assistance et de maintenance. Mais son interfaçage, ses dialogues avec les robots, avec leur logiciel dédié via un WCS (Warehouse Control System) et tous les développements qui s’avéreront indispensables au fil du temps doivent être anticipés et listés précisément.

Dans l’exploitation de l’entrepôt, du fait de la complexité des installations, beaucoup d’éléments peuvent venir grossir les frais d’énergie, de maintenance, de réparations, le frais de formation du personnel etc… frais qui peuvent avoir été, sinon « oubliés », du moins « minorés » dans le projet, sans parler de tous les aléas liés à ces nouvelles technologies qui peuvent amener des coûts de fonctionnement qui se révèlent au fil du temps plus élevés que prévus.

En résumé, tous ces « surcoûts », source de mauvaise rentabilité de l’automatisation peuvent être évités quand le projet a été minutieusement préparé en amont, avec un cahier des charges très précis, un choix de fournisseurs connus et avérés, avec des solutions pérennes et validées sur le marché par les utilisateurs.

Le rôle déterminant d’un cabinet-conseil pour bien maitriser les coûts de l’automatisation

Un projet d’automatisation de tout ou d’une partie un entrepôt (dans le cadre par exemple d’un projet d’innovation) doit donc être très préparé en amont et bien pensé pour être adaptable, évolutif et flexible. Tout projet doit choisir entre différents fournisseurs, sur le plan matériel mais sur le plan logiciel et de l’ingénierie. Chacun a ses spécificités qui peuvent répondre différemment aux besoins et aux objectifs du projet. C’est là toute sa complexité.

L’entreprise qui a un tel projet d’automatisation a donc tout intérêt à s’appuyer sur les conseils d’un cabinet spécialisé comme SIMCO Consulting, bien placé pour réaliser l’étude de faisabilité puis la mise en œuvre du projet, avec des cahiers des charges puis un appel d’offre précis et complet, et s’appuyer sur tous ses clients et sa longue expérience pour proposer différentes solutions, en toute indépendance à l’égard des fournisseurs.

De l’amont jusqu’à l’issue du projet, le cabinet-conseil est capable d’accompagner pas à pas l’entreprise. Par exemple pour choisir la meilleure solution, il examine et valide les différents documents relatifs à l’automatisation délivrés par les fournisseurs.

Pour valider leur documentation technique, il réalise des Tests d’Acceptation en Usine FAT (Factory Acceptance Test), puis pour valider les installations (cadences, capacités, …) des Tests d’acceptation sur le site SAT (Site Acceptance Test)

Avec un cabinet-conseil, c’est tout un travail de « coaching » qui se met en place auprès des équipes.

C’est une garantie de réussite et de rentabilité du projet : avec SIMCO Consulting, ce travail de conseil long et méticuleux permet de bien anticiper tous les paramètres et interactions du projet et ainsi de mieux maîtriser les différents coûts d’investissement et d’exploitation.

Towards Best In Class Logistics

Notre objectif étant d’accompagner la montée en puissance de vos organisations logistiques et d’en identifier les sources de valeur ajoutée, nous sommes à même de vous proposer une offre sur mesure et un catalogue complet de formation pour faire progresser vos collaborateurs. Alors n’hésitez pas, contactez-nous.

Benoît CUDEL
Ceo France
Senior Partner Consultant
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